Wstęp Kadry i Pracownicy Urlopy i Nieobecności Produkcja i Grafik Czas Pracy (RCP) Lista Płac Eksport Danych Panel Księgowości Inteligentna E-Teczka (AI) Konfiguracja E-mail
Powrót do Panelu

Przewodnik Użytkownika

Witaj w systemie do zarządzania firmą! Ten przewodnik został stworzony, aby w prosty sposób przeprowadzić Cię przez wszystkie funkcje – od dodania pierwszego pracownika po automatyczne planowanie produkcji.

1. Zarządzanie Pracownikami

Aktywni Pracownicy

To główne zestawienie Twojego zespołu. Z tego poziomu możesz:

  • Szybko sprawdzić, kto na jakim stanowisku pracuje.
  • Przejść do szczegółowego profilu (ikona oka ), gdzie zmienisz zdjęcie, dane kontaktowe czy wymiar urlopu.
  • Zarchiwizować osobę, która już z Tobą nie pracuje.
Archiwum

Tutaj trafiają pracownicy po zakończeniu współpracy. Dane nie są usuwane, a jedynie przenoszone. W każdej chwili możesz taką osobę przywrócić (np. przy ponownym zatrudnieniu) wraz z całą jej historią dokumentów i logowań.

E-Teczka (Dokumentacja)

To cyfrowe archiwum dokumentów. System dzieli je na 5 sekcji (A-E) zgodnie z wymogami prawa pracy. Możesz tu wgrywać skany umów, certyfikatów BHP czy badań lekarskich. System przypomni Ci o kończącej się ważności badań, jeśli wpiszesz datę wygaśnięcia.

2. Urlopy i Nieobecności

1Dodawanie Pracowników

Możesz dodać pracowników na dwa sposoby:

A. Metoda ręczna: Idealna, gdy zatrudniasz jedną osobę. Wypełnij formularz w zakładce "Dodaj pracownika". Najważniejszy jest Kod pracownika (np. 05) – to będzie jego login do systemu.

B. Import z Excela: Jeśli masz wielu pracowników, pobierz nasz wzorcowy plik Excel, wpisz dane i prześlij go do systemu. System sam utworzy wszystkie konta i nada im startowe hasła (PIN: 1234).

2Urlopy i E-Teczka

System dba o to, byś nie zaplanował pracy osobie, której nie ma w firmie.

  • Wnioski: Pracownik składa wniosek przez telefon, Ty widzisz go na liście i klikasz "Zatwierdź".
  • L4 (Chorobowe): Po wprowadzeniu zwolnienia, system automatycznie "wyczyści" plan pracy tej osoby na ten czas, byś widział, że potrzebujesz zastępstwa.

E-Teczka: To Twój cyfrowy segregator. Dokumenty dzielimy na 5 szufladek (A do E) – od rekrutacji po badania lekarskie. Dzięki temu zawsze wiesz, gdzie co jest.

2. Planowanie Produkcji

Czym jest "Ripple Effect"? To magia naszego systemu. Jeśli pracownik spóźni się z jednym zadaniem i przesuniesz je na liście, system automatycznie "popchnie" wszystkie następne zadania, aby na siebie nie nachodziły. Sam też doliczy czas na przerwy śniadaniowe!
1Normy pracy (UPH)

Aby system wiedział, ile czasu zajmie praca, musisz mu powiedzieć, jak szybko pracują Twoi ludzie. W ustawieniach wpisujemy normy UPH (ilość sztuk na godzinę).

Przykład: Jeśli norma to 60 sztuk na godzinę, a zlecisz 120 sztuk, system automatycznie zarezerwuje 2 godziny w grafiku.

2Plan Dzienny

Na osi czasu po prostu przeciągasz kafelki. Każdy kolor oznacza inny rodzaj pracy (np. niebieski to montaż, zielony to pakowanie). Jeśli pod nazwiskiem widzisz czerwony kolor – oznacza to, że pracownik ma zaplanowane więcej pracy, niż wynosi jego czas w biurze.

3. Automatyczna Lista Obecności (RCP)

System potrafi sam wykryć, kiedy pracownik przyszedł do pracy, korzystając z biurowego Wi-Fi. Nie musi on nic klikać – wystarczy, że ma telefon w kieszeni.

Jak znaleźć BSSID Twojego Wi-Fi?

BSSID to unikalny numer Twojego routera (wygląda tak: 00:1A:2B:3C:4D:5E). Musisz go wpisać w ustawieniach systemu.

Instrukcja dla Windows:
  1. Kliknij lupę obok przycisku Start i wpisz cmd, a następnie naciśnij Enter.
  2. W czarnym oknie, które się pojawi, wpisz dokładnie: netsh wlan show interfaces i naciśnij Enter.
  3. Szukaj linii, która zaczyna się od słowa BSSID. Skopiuj ten numer i wklej do naszego systemu w ustawieniach Wi-Fi.
Instrukcja dla Telefonu (Android/iPhone):

Zainstaluj darmową aplikację Wi-Fi Analyzer. Połącz się z siecią firmową i odczytaj numer BSSID wyświetlony przy nazwie Twojej sieci.

4. Lista Płac

1Jak działa naliczanie?

Moduł listy płac generuje wynagrodzenie dla każdego pracownika na podstawie:

  • Przepracowanych godzin – pobieranych z modułu RCP (rejestracja czasu pracy).
  • Stawki godzinowej – ustawionej w profilu pracownika.
  • Dodatkowych składników – premii, nadgodzin lub potrąceń (pole ręczne).

Każda lista ma status: szkic (można edytować) lub zamknięta (zablokowana do odczytu).

2Tworzenie listy płac
  1. Wejdź w HR Panel → Lista Płac i wybierz rok i miesiąc.
  2. Kliknij „Generuj" – system automatycznie pobierze dane RCP i wyliczy kwoty brutto.
  3. Sprawdź i ewentualnie popraw poszczególne pozycje (pole korekta).
  4. Kliknij „Zamknij listę", aby zablokować ją przed dalszymi zmianami.

5. Eksport Danych

Eksport do Excel (.xlsx)

Z poziomu listy płac lub karty czasu pracy możesz pobrać dane w formacie Excel. Plik zawiera:

  • Imię i nazwisko pracownika, kod, stanowisko.
  • Przepracowane godziny z podziałem na dni.
  • Wynagrodzenie brutto i składniki dodatkowe.

Przycisk „Pobierz Excel" znajdziesz na stronie listy płac oraz karty czasu pracy każdego pracownika.

Eksport CSV (Optima)

System generuje plik CSV w formacie kompatybilnym z systemem Comarch Optima. Plik możesz przekazać bezpośrednio do biura rachunkowego lub zaimportować samodzielnie.

Format Optima CSV: kolumny Kod,Nazwisko,Imię,GodzinyPracy,Wynagrodzenie w kodowaniu UTF-8.

6. Dostęp dla Biura Rachunkowego

Po co wpisywać NIP biura rachunkowego?

Wpisanie NIP-u Twojego biura rachunkowego w ustawieniach firmy umożliwia księgowej samodzielny dostęp do danych kadrowych i listy płac – bez konieczności przesyłania plików e-mailem za każdym razem.

Biuro zobaczy tylko dane Twojej firmy i będzie mogło pobrać je do Excela lub pliku Optima CSV.

Jak to zrobić?
  1. Wejdź w Ustawienia firmy w panelu HR.
  2. Znajdź pole „NIP biura rachunkowego".
  3. Wpisz NIP swojego biura i zapisz.

To wszystko – od tej chwili Twoje biuro ma dostęp do danych. Możesz w każdej chwili zmienić lub usunąć ten NIP.

7. Jak działa asystent AI?

System HRpanel wykorzystuje zaawansowane modele Google Gemini 2.5 Flash do automatyzacji obiegu dokumentów. System nie tylko przechowuje pliki, ale "rozumie" ich treść.

Technologia Vision First

W przeciwieństwie do zwykłych programów, nasze AI analizuje dokumenty wizualnie. Oznacza to, że potrafi odczytać dane nawet z:

  • Zdjęć wykonanych telefonem (JPG/PNG).
  • Skanów PDF bez warstwy tekstowej.
  • Tabel, pieczątek i odręcznych dopisków.
Automatyzacja w 3 krokach
  1. Wgranie: Przesyłasz plik bez wpisywania nazwy czy wybierania pracownika.
  2. Analiza: Robot w kilka sekund wyciąga Imię, Nazwisko, PESEL oraz daty ważności (np. oblicza koniec badań lekarskich).
  3. Weryfikacja: Pojawia się zielone okno z wynikami. Jeśli wszystko się zgadza, klikasz "Zatwierdź".
Pewność i Bezpieczeństwo
  • Confidence Score: Jeśli AI ma wątpliwości (poniżej 85% pewności), wyświetli żółte ostrzeżenie "Do weryfikacji ręcznej".
  • Anonimizacja: Dane wrażliwe (jak PESEL czy telefon) są maskowane przed wysłaniem do serwerów analitycznych, co zapewnia najwyższy standard ochrony prywatności.
  • Wyszukiwanie AI: Możesz szukać dokumentów wpisując frazy znajdujące się wewnątrz plików (np. fragment numeru orzeczenia).

8. Konfiguracja Poczty (Resend API)

System HRpanel wykorzystuje nowoczesne API firmy Resend do szybkiej i bezpiecznej wysyłki wiadomości. Nie musisz już konfigurować skomplikowanych serwerów SMTP.

Kluczowe parametry konfiguracji:
  • Klucz API Resend: Unikalny kod zaczynający się od re_, który pobierzesz z panelu Resend. Pozwala on systemowi na wysyłkę maili w Twoim imieniu.
  • Email nadawcy (From): Adres, który zobaczą pracownicy. Jeśli nie korzystasz z własnego klucza API i zweryfikowanej domeny, adres musi kończyć się na @hrpanel.cc (np. TwojaFirma@hrpanel.cc).
Uzyskanie klucza API:
  1. Zaloguj się na resend.com.
  2. Przejdź do zakładki API Keys.
  3. Kliknij Create API Key, nadaj mu nazwę (np. "HRpanel") i skopiuj wygenerowany kod.
  4. Wklej go w Ustawieniach Systemowych w naszym programie.
Weryfikacja Domeny:
  1. W panelu Resend wejdź w Domains.
  2. Dodaj swoją domenę (np. twojafirma.pl).
  3. Dodaj wygenerowane rekordy DNS (MX, SPF, DKIM) u swojego dostawcy domeny.
  4. Gdy status zmieni się na Verified, możesz wysyłać maile ze swoim adresem.
Domyślna wysyłka: Jeśli nie posiadasz własnej domeny i klucza API, system wyśle wiadomości z adresu noreply@hrpanel.cc. Jeżeli chcesz ustawić własną nazwę nadawcy bez własnego klucza, domena musi pozostać @hrpanel.cc.

8. Twoje dane i bezpieczeństwo

Gdzie są moje dane? Twoja firma posiada własny, izolowany schemat w bazie PostgreSQL. Dane firmy X są całkowicie oddzielone od danych firmy Y na poziomie bazy danych – nie tylko aplikacji.

Co jeśli pracownik zapomni PINu? Wejdź w jego profil i kliknij „Resetuj PIN". System nada mu kod 1234, który pracownik będzie musiał zmienić na swój własny przy pierwszym logowaniu.

Logowanie pracownika: Pracownik loguje się swoim kodem (np. 05) i PIN-em (6 cyfr). Nie używa hasła tekstowego – zmniejsza to ryzyko wycieku danych przy prostych urządzeniach (np. terminale w hali).

Backup danych: Super-admin może w każdej chwili wykonać backup wybranej firmy bezpośrednio z panelu administracyjnego (eksport pg_dump).