HRPanel.cc

Polityka Prywatności HRPanel.cc

Ostatnia aktualizacja: 28 października 2026 r.

1. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu HRPanel.cc jest Emanuel Maciołek Fabria, ul. Józefa Sawy-Calińskiego 102A, 31-999 Kraków, NIP: 6782631030, REGON: 122223978 (dalej: „Operator"). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@hrpanel.cc.
  2. W zakresie danych pracowniczych wprowadzanych do Serwisu przez Klientów administratorem danych jest Klient. Operator pełni wyłącznie rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) na podstawie art. 28 RODO.

2. Jakie dane zbieramy

  1. Dane rejestracyjne Klienta: nazwa firmy, NIP, adres, dane kontaktowe.
  2. Dane Użytkowników (pracowników Klienta): imię i nazwisko, kod pracownika, PIN, email, PESEL, adres, dane umowy, informacje o wynagrodzeniu, wprowadzane przez Klienta.
  3. Dokumenty w e-teczce: skany umów, orzeczeń lekarskich, szkoleń BHP i innych dokumentów pracowniczych, wgrywane przez Klienta.
  4. Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, logi dostępu, zbierane automatycznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
  5. Dziennik odwiedzin stron informacyjnych: Strony informacyjne hrpanel.cc nie ustawiają plików cookies, a statystyki nie korzystają z żadnych cookies. Serwer zapisuje dziennik odwiedzin stron informacyjnych: skrócony adres IP (bez ostatniej części), czas, adres podstrony i strony, z której nastąpiło przejście, bez parametrów po znaku zapytania, oraz nazwę przeglądarki i systemu. Służy do statystyk odwiedzin w sumach i do ochrony strony przed atakami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wpisy usuwają się po 30 dniach, dłużej trzymamy tylko sumy. Dziennik nie obejmuje panelu po zalogowaniu ani stron kariery firm.

3. Cele przetwarzania

  1. Świadczenie usługi SaaS zgodnie z umową (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes).
  3. Realizacja obowiązków prawnych, np. podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  4. Obsługa zgłoszeń i komunikacja z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  5. Dziennik odwiedzin stron informacyjnych (pkt 2.5): statystyki odwiedzin w sumach i ochrona strony przed atakami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Przekazywanie danych i sub-procesorzy

  1. Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej: OVH SAS (Francja). Kopie zapasowe bazy danych i plików (w tym dokumentów z e-teczki) są co noc kopiowane na serwer Operatora w Polsce.
  2. Wszystkie zasoby statyczne (style, fonty, skrypty) serwowane sa z serwerow Operatora zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Serwis nie korzysta z zewnetrznych CDN ani sieci reklamowych.
  3. Operator powierza przetwarzanie danych nastepujacym sub-procesorom:
    1. OVH SAS (Francja, UE): hosting serwerow i kopii zapasowych,
    2. Stripe Payments Europe Ltd (Irlandia, UE): obsługa płatności (dane płatnicze Klienta, nie dane pracowników); możliwy transfer do Stripe, Inc. (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych,
    3. Resend, Inc. (USA, standardowe klauzule umowne): wysyłka powiadomień e-mail, także o wnioskach i nieobecnościach (bez rodzaju zwolnień lekarskich i komentarzy pracowników).
  4. Pelna lista sub-procesorow dostepna jest na stronie hrpanel.cc/sub-procesorzy.
  5. Funkcja AI (Google Gemini): jeżeli Klient samodzielnie włączy Funkcję AI i poda własny klucz API, Serwis przesyła do serwerów Google: przy analizie dokumentów treść lub obraz dokumentu, a przy Asystencie AI – pomoc pytanie użytkownika oraz imiona i inicjały nazwisk pracowników, ich role i dane o urlopach (szczegóły: Regulamin, pkt 6). Transfer odbywa się z użyciem klucza należącego do Klienta, który samodzielnie nawiązuje relację z dostawcą AI i odpowiada za zgodność z RODO w tym zakresie.

4a. Dane szczegolne (art. 9 RODO)

  1. Serwis przetwarza dane z kategorii szczegolnych w rozumieniu art. 9 RODO, czyli dane dotyczace zdrowia (zwolnienia lekarskie L4, orzeczenia o badaniach lekarskich).
  2. Podstawa przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. b RODO: wykonywanie obowiazkow i szczegolnych praw administratora w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia spolecznego.

5. Bezpieczeństwo danych

  1. Szyfrowane polaczenia SSL/TLS (certyfikat wildcard dla *.hrpanel.cc).
  2. Dane kazdego Klienta przechowywane sa w logicznie izolowanej przestrzeni danych (osobny schemat PostgreSQL per Klient).
  3. Haszowane kody PIN Użytkowników.
  4. Regularne kopie zapasowe bazy danych.
  5. Ograniczony dostęp do serwera (SSH z kluczem, brak dostępu root).

6. Okres przechowywania

  1. Dane Klienta są przechowywane przez czas trwania umowy (subskrypcji).
  2. Po zakończeniu umowy dane są przechowywane przez 30 dni w celu umożliwienia ich eksportu, a następnie mogą zostać trwale usunięte.
  3. Dane techniczne (logi) są przechowywane przez maksymalnie 90 dni.
  4. Dziennik odwiedzin stron informacyjnych: 30 dni.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO).
  2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia danych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO).
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO). Serwis umożliwia eksport danych do formatów Excel i CSV.
  6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO).
  7. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt przez formularz kontaktowy.

8. Pliki cookies

  1. Serwis wykorzystuje sesyjne pliki cookies niezbędne do działania systemu (logowanie, zapamiętywanie sesji).
  2. Serwis nie wykorzystuje cookies marketingowych ani analitycznych podmiotów trzecich.

9. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Operator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności.
  2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem hrpanel.cc/polityka-prywatnosci.

Pytania dotyczące prywatności: formularz kontaktowy.